4 voordelen van een document management systeem geïntegreerd in 4PS Construct

Documentenstromen beheersbaar maken 

Omdat bedrijven inmiddels met verschillende softwaresystemen werken en documenten via verschillende kanalen ontvangen en delen, is het steeds vaker een uitdaging om grip te houden op alle documenten. Want is dit nu echt de laatste versie van een verslag, inkoopcontract of bouwtekening? En weet u wie de laatste wijzigingen doorvoerde in een document? Om 4PS-klanten hierbij een handje te helpen, ontwierpen de Microsoft 365 experts van Be-Sync – onderdeel van de 4PS Group – een gebruiksvriendelijk document management systeem. Dit DMS werd ontworpen op maat van de bouwnijverheid en is volledig geïntegreerd met 4PS Construct. 

Wat is een document management systeem?

Met een document management systeem (DMS) tilt u documentenbeheer in uw bedrijf naar een hoger niveau. Een DMS zorgt ervoor dat collega’s toegang hebben tot de meeste recente en goedgekeurde documenten. Bij veel document management systemen geeft u ook ketenpartners op een veilige manier toegang tot bepaalde documenten.  Door alle documenten in het DMS te voorzien van bepaalde kenmerken (=metadata) zorgt u voor een geordende en overzichtelijk bibliotheek waarin alle documenten snel te vinden zijn. U ziet precies wanneer een document is aangemaakt en wie de laatste wijzigingen heeft doorgevoerd.

Het DMS voor 4PS Construct: Be-Sync Informatie Portaal (BIP)  

Met het BIP creëert u voor ieder project of iedere servicelocatie – en in de toekomst ook trajectoffertes – uit 4PS Construct een aparte werkomgeving Door collega’s en partners veilig toegang te geven tot deze werkomgeving, bewaart u alle relevante documenten op één centrale locatie. U hoeft niet langer aangepaste versies van documenten eindeloos heen en weer te mailen, iedereen heeft toegang tot de meest actuele documenten van specifieke servicelocaties en projecten.  

Waarom kiezen voor het BIP als document management systeem? 

• Beter digitaal (samen)werken. Alle documenten rondom uw projecten en servicelocaties brengt u samen in één systeem. Daar hebben collega’s én ketenpartners toegang tot de dezelfde versie van een document en weet u zeker dat iedereen vanuit hetzelfde document werkt.  

• Verminderde complexiteit bij inrichting. Het Be-Sync Informatie Portaal neemt u werk uit handen want het werkt op basis van klantspecifieke vooraf ingestelde templates. Dit zorgt ervoor dat uw beheerders in slechts drie klikken een nieuwe werkomgeving opzetten voor een nieuw project. In zo’n template regelt u naast de documentenstructuur ook onder andere security-instellingen en gebruikersrechten, voegt u eenvoudig extra metavelden toe en past u de weergave aan. 

• Toegang voor ketenpartners. Uw partners hebben natuurlijk geen toegang tot uw ERP-pakket. Door via het BIP een online werkomgeving op te zetten rondom een project of servicelocatie hoeft dat ook niet. U bepaalt zelf wie toegang krijgt tot deze documenten en wie nieuwe documenten mag uploaden of documenten mag aanpassen.  

• Altijd de meeste actuele versie bij de hand. Door alle informatie samen te brengen op één plek hoeft niemand nog met verouderde informatie te werken. Collega’s en partners hebben altijd de meest actuele versie bij de hand en krijgen via het BIP toegang tot alle benodigde informatie.  

Tijd voor meer grip op uw documenten? 

Kampt u ook met een een grote hoeveelheid aan documenten over projecten en servicelocaties? Wilt u op een veilige en efficiënte manier bijvoorbeeld documenten uit 4PS Construct delen met ketenpartners? Lees in deze brochure hoe het Be-Sync Informatie Portaal u hierbij kan helpen of neem contact op met Be-Sync. Zij vertellen u graag meer.