Be-Sync Informatie Portaal: documentmanagement gekoppeld aan 4PS Construct

Documenten van projecten en servicelocaties centraal beschikbaar maken

Met het BIP creëert u voor ieder project of iedere servicelocatie uit 4PS Construct een aparte online werkomgeving. Deze site bevat niet alleen de documenten over specifieke projecten of servicelocaties uit 4PS Construct maar bevat ook documenten die u per mail of andere bronnen ontvangt. Door collega’s en partners toegang te geven tot deze werkomgeving, bewaart u alle relevante documenten op één centrale locatie. U hoeft niet langer aangepaste versies van documenten eindeloos heen en weer te mailen, iedereen heeft toegang tot de meest actuele documenten van specifieke servicelocaties en projecten. Samenwerken was nooit zo eenvoudig!

Zelf documentensites maken met behulp van templates

Het inrichten van een DMS is vaak een arbeidsintensieve klus, zeker wanneer u per project een aparte omgeving wilt inrichten. In het BIP is dat gelukkig een stuk eenvoudiger. Dankzij de voorgedefinieerde templates zet u in slechts enkele muisklikken een SharePoint Online werkomgeving op voor projecten en servicelocaties. In deze templates bepaalt u rechten en rollen, schrijf- en leesrechten en legt u per projectfase de gewenste document-bibliotheken (mappenstructuur) en additionele metadata vast.

Documenten in alle systemen zichtbaar

BIP zorgt ervoor dat alle documenten in zowel 4PS Construct als de SharePoint Online werkomgeving beschikbaar zijn. Maakt u een document aan in 4PS Construct, dan ziet u dat document ook onmiddellijk in SharePoint Online. Voegt een ketenpartner een nieuwe CAD-tekening of een besprekingsverslag toe aan de projectsite? Dan vindt u dit document ook bij het project in 4PS Construct. En dat allemaal vanuit één brondocument waardoor u zorgt voor één waarheid.

BIP in de praktijk

Het Be-Sync Informatie Portaal is inmiddels in gebruik bij meerdere 4PS-klanten. Op basis van onder andere ervaringen en wensen van BIP-pioniers Leertouwer, Van Dam Groep, BVR Groep, Bouwbedrijf Lont voegt Be-Sync continu extra functionaliteiten toe. Zo werkt Be-Sync onder andere aan de BIP-ZoekApp. Deze aanvullende app, ontworpen met het Microsoft Power Platform, vereenvoudigt zoeken in BIP-documentenwebsites via tablets en smartphones. Verder staan er diverse zaken op de roadmap van het BIP, denk hierbij aan:

• Een integratie met Microsoft Teams
• Een integratie met de BIM-wereld
• Een integratie met Trajecten / Trajectoffertes uit 4PS Construct

Spannende ontwikkelingen waar we u natuurlijk graag over blijven informeren!