Epcor: Procesomptimalisatie met Microsoft 365

“Be-Sync heeft ons de afgelopen tijd succesvol geholpen om onze organisatie verder te professionaliseren en te digitaliseren o.a. door processen te automatiseren met behulp van SharePoint Online (Office 365). Middels een agile aanpak met als doel papierloos te gaan werken, is er grotendeels afscheid genomen van de Windows Verkenner en de papierstromen. Het nieuwe platform geeft onze organisatie de mogelijkheid om sneller, effectiever kennis en nieuws te delen en makkelijker met elkaar samen te werken in en met documenten.”

Jan-Willem Bult – IT Manager Epcor

Over Epcor

EPCOR, gevestigd in Schiphol-Rijk, levert services voor het onderhoud, de reparatie, de revisie en het eindtesten van APU’s en pneumatische componenten voor luchtvaartmaatschappijen over de gehele wereld. We zijn een volledige dochtermaatschappij van Air France Industries KLM Engineering & Maintenance (AFI KLM E&M) en maken deel uit van de AIR FRANCE KLM Group. Door onze hoge mate van expertise binnen de luchtvaartindustrie weten we dat het enorm veel geld kost wanneer een vliegtuig aan de grond moet blijven.

Onderdeel van onze ambitie is dat we onze processen continu willen analyseren en verbeteren en dat we state-of-the-art concepten willen bieden op het gebied van reparatie en beschikbaarheid. Om dit te bereiken is een standaardisering van processen in “de shop” (de werkvloer waar alle service werkzaamheden daadwerkelijk plaatsvinden) natuurlijk een belangrijke zaak.

Gestructureerd documenten delen en verwerken

Binnen EPCOR zijn we gebruik gaan maken van Office 365. Be-Sync heeft samen met ons stapsgewijs onderzoek gedaan naar de wensen per afdeling. Deze wensen zijn ontwikkeld/ingericht in ons nieuwe intranet met een geïntegreerd documentmanagement systeem. Dit intranet is gemaakt in SharePoint Online en maakt het mogelijk voor alle afdelingen om op een digitale gestructureerde manier informatie en documenten te delen en te verwerken. Daarbij is het intranet een bindmiddel binnen de organisatie omdat er ook leuke, maar belangrijke aspecten zoals nieuws, aankomende events en of audits, smoelenboek, ideeënbus etc. op staan met een uniforme uitstraling over alle afdelingen heen.

Iedere afdeling heeft o.a. een eigen documentensite waarbij de key-users van de betreffende afdeling in de lead zijn om te bepalen welke personen of andere afdelingen toegang kunnen krijgen tot bepaalde onderdelen van hun documentensite. De documentensites helpen ons om snel met elkaar samen te werken en te kunnen traceren en op te volgen wat er allemaal gebeurt met onze documenten incl. een flinke stap vooruit t.a.v. ons vorige revisiebeheer.

Hiernaast hebben we met Be-Sync o.a. ook het indiensttredingproces gedigitaliseerd en workflows ontworpen, zoals goedkeuringen op documenten incl. handtekeningen, emailreminders op verloop van certificaten/contracten. Op deze manier is het kwaliteitsniveau van de werkzaamheden in de totale breedte van de organisatie aanzienlijk verhoogd en zijn we goed in staat om onze ambitie in de toekomst te waarborgen.

Tijdens de samenwerking hebben we geconstateerd dat Be-Sync goed in staat was om onze klantbehoeftes te vertalen naar concrete oplossingen in SharePoint Online. Be-Sync is flexibel in de omgang en breed georiënteerd op Office 365. Ze gaan het dialoog aan met de klant om te komen tot een klantgerichte agile aanpak. Wij zijn blij met deze samenwerking en we bedanken Be-Sync voor datgene wat we tot nu toe samen hebben gedaan en nog samen gaan doen in de toekomst.”