Vlasman: van papierberg naar digitale orde

“Vlasman Betonbewerkings- en Slooptechnieken B.V. is een grote speler in de bouwsector. Het bedrijf legt zich onder andere toe op het (hydraulisch) koppensnellen van heipalen, sloopwerkzaamheden en asbestsaneringen. De eerste samenwerking met Be-Sync is ontstaan in 2012, toen Vlasman zocht naar een automatiseringsoplossing voor de administratief intensieve asbestsaneringsdivisie.”

Tijs de Lint – Financieel Controller Vlasman

Indrukwekkend papieren archief

Zonder te veel in detail te gaan, kan worden samengevat dat de strikte regelgeving een uitermate accurate vastlegging van voorbereiding, uitvoering en nazorg vereist. Sommige registraties dienen 30 jaar bewaard te blijven. Elk project heeft per dag haar eigen set van verplichte documenten en formulieren en Vlasman voert zo’n 15 tot 25 (deel)projecten per dag uit. Mensen in de uitvoering zijn noodgedwongen ware pikeurs in het invullen van formulieren. Jaren lang is de administratie op een traditionele papieren wijze gedaan.

Het vraagt geen grote fantasie om de omvang van het archief bij Vlasman in te schatten. Even los van de uitdaging hoe je fysieke documenten 30 jaar in een leesbare conditie houdt.

Starten met digitalisering

Het bedrijf groeide (en groeit) en met het toenemen van de papierberg, nam ook de behoefte naar verdere structurering en digitalisering noodgedwongen toe.

De case werd als volgt geformuleerd:

• Hoe reduceren wij onze papierwinkel, maar blijven wij onvoorwaardelijk voldoen aan de wettelijke eisen?
• Hoe houden wij het werkbaar en behouden wij overzicht?
• Hoe krijgen wij, bij een administratieve ommezwaai, snelle vrijwillige acceptatie bij al onze medewerkers zonder tijdverlies?

De uitdaging werd voorgelegd aan Be-Sync en al snel sprongen wij gezamenlijk in het diepe. Beide partijen dienden er van overtuigd te zijn, dat de samenwerking kon plaatsvinden op basis van gelijke zienswijzen. Het is in dit soort ingrijpende trajecten van levensbelang, dat beloften en verwachtingen permanent getoetst worden aan haalbaarheid. En als het even tegenzit (en dat zit het regelmatig bij automatisering), niet verwijtend met de neuzen tegen elkaar, maar schouder aan schouder probleemoplossend denken.

De klik was en is er, het recept voor een goed resultaat. De oplossing die werd gekozen was SharePoint, met een flinke scheut inventieve Be-Sync saus.

Wat hebben we bereikt?

Hieronder een beschrijving van wat er bereikt is na een periode van brainstormen, schaven, schuren, testen, vallen en opkrabbelen.

• Elke (asbestsanerings-) klus krijgt haar eigen webpagina en alle documenten, formulieren, lijsten, meta-data worden op die webpagina verzameld.
• Vereiste documenten worden op de webpagina klaargezet door de administratieve medewerkers\sters op het hoofdkantoor. Bij het klaarzetten worden de meeste project gerelateerde gegevens al automatisch gevuld vanuit het door Vlasman gebruikte ERP pakket, Microsoft Dynamics 4PS Construct.
• De documenten en formulieren zien er achter het iPad ruitje exact hetzelfde uit als voorheen in de fysieke ordner.
• Er is 100% vanuit de gebruiker gedacht; geen enge nieuwigheden, alleen een iPad met mobiel internet in plaats van een ordner. Hierdoor werd de acceptatie- en inwerktijd vrijwel nihil en overtrof onze stoutste verwachtingen.
• De formulieren worden door de mensen in het veld opgehaald, ingevuld, ondertekend (!) en weer opgeslagen via een iPad. Doordat alles nu digitaal is opgeborgen, is de houdbaarheid van de documenten gegarandeerd en is het zoeken en raadplegen en desgewenst combineren van gegevens een fluitje van een cent.

Be-Sync weet de krachtige tools van SharePoint optimaal te benutten en wij plukken daar de sappige vruchten van.  Wij zijn klaar voor de toekomst en niet bang voor verdere groei. Inmiddels zijn door Be-Sync al meerdere disciplines binnen onze organisatie voorzien van interactieve SharePoint oplossingen. Zelfs draait er dankzij Be-Sync nu (ook op de iPads) een heuse Webshop waarmee medewerkers hun projectmaterialen en –materieel bestellen. Die webshop is ook weer naadloos geïntegreerd in de ERP oplossing.